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Na análise do processo destacamos as seguintes estratégias e técnicas:
1. Análise de Custo: São atribuídos custos às atividades;
2. Análise de Ciclo de Tempo: Busca o tempo total de realização das
atividades do processo;
3. Análise de What-if: É uma técnica de simulação;
4. Análise de Padrões: Busca identificar atividades que se realizam com
alguma constância e da mesma forma. Tal conjunto de atividades pode vir a se
tornar um subprocesso otimizado;
5. Análise de Lacunas [Gap], também conhecida como Gap Analysis:
Em BPM: Compara a diferença entre 2 processos, tipicamente entre o Antigo
AS IS e o novo TO BE;
6. Sistemas de Informação: É considerada a análise mais simples de se
realizar por não envolver muitas pessoas, e principalmente, baseia-se em fatos
concretos com algumas técnicas utilizadas:
6.1. Fluxo da Informação: Usada para entender como o dado flui entre os
sistemas e os seus pontos de interação.
6.2. Simulação discreta de eventos: Usada para gravar o momento de um
evento ou a mudança de seu estado, tal como um registro, data e hora, de
entrada da solicitação e seu atendimento.
6.3. É importante envolver a equipe de TI da organização.
Apresentamos a seguir o resultado da análise e proposições de melhorias ao
processo de negócio Atender Solicitação de Férias AS IS.
1. Estatística dos Elementos do Mapa do Processo
EVENTOS GATEWAYS SUBPROCESSO TAREFAS TOTAL
3 3 0 15 21
2. Handoffs:
10
2.1. Eliminar a elaboração da C.I. manualmente.
Solução: Feita somente através do Sistema e-DOC;
2.2. Eliminar o uso ao Sistema PRODASE em ambiente de grande porte
(Mainframe).
Solução: Acessar o Sistema SIPES para fazer consultas, a exemplo de
verificar o período solicitado com o aquisitivo, e atualizações necessárias
em sua base de dados, uma vez que foi constatado que o citado sistema
contém 100% dos servidores públicos cadastrado.
Identificada a seguinte observação no Formulário LR.: “O que é possível
ser feito para cadastrar no Sistema de Informação PRODASE os
Servidores não cadastrados (+- 10 (dez) anos sem atualizar)”;
2.3. Eliminar o uso do Aviso de Férias (AF) ou Notificação de Férias (NF)
manualmente.
Solução: Gerar a NF através do SIPES;
2.4. Eliminar o uso do BOLETIM DE ALTERAÇÃO DE VALORES, planilha
Excel.
Solução: Atualizar as respectivas informações através do SIPES;
2.5. Eliminar o uso manual da FICHA DE CADASTRO DO SERVIDOR
(Prontuário).
3. Principais Gargalos eliminados com a utilização do SIPES
O principal gargalo foi resolvido com a eliminação do uso do Sistema
PRODASE que estava com a Base de Dados desatualizada o que
demandava tempo significativo para:
3.1. Verificar o período solicitado com o aquisitivo nas FICHAS DE
CADASTRO DO SERVIDOR (Prontuário);
3.2. Eliminar as Tarefas Manuais: Anexar NF ou AF (Boletim e Pasta de
Férias do Servidor), Atualizar Ficha de Cadastro do Servidor.
4. Métricas do ciclo de tempo e custo AS IS
O tempo de execução de todas as atividades por instância do processo foi
de 60 (sessenta) minutos e o custo total de R$ 7,97 (sete reais e noventa e
sete centavos) conforme planilha a seguir.
Planilha 01/26: Tempo e Custo Total das atividades por instância do
processo AS IS
5. Proposição de melhorias ao processo TO BE: Com a identificação dos
handoffs e gargalos eliminamos algumas atividades, então podemos fazer a
simulação do processo proposto conforme planilha abaixo:
Planilha 02/27: Tempo e Custo Total das atividades por instância do
processo TO BE
5.1. Métricas de Tempo e Custo:
O tempo de execução de todas as atividades por instância do processo foi
reduzido de 60 (sessenta) para 30 (trinta) minutos, melhorando 50,00%; o
custo foi reduzido de R$ 7,97 (sete reais e noventa e sete centavos) para R$3,70 (três reais e setenta centavos) por instância do processo, melhorando
53,58%;
26 Analise de Custo Atender SF AS IS.xls. (Ver apêndices).
27 Analise de Custo Atender SF TO BE.xls. (Ver apêndices).
5.2. Redução significativa de atividades manuais, tais como: C.I., Aviso de
Férias (AF) ou Notificação de Férias (NF) e FICHA DE CADASTRO DO
SERVIDOR;
5.3. Eliminação do uso do BOLETIM DE ALTERAÇÃO DE VALORES em
planilha Excel, sendo atualizado pelo Sistema SIPES;
5.4. A solicitação de férias feita através do e-DOC: Criação do
documento, ou seja, elaboração, assinatura e conclusão da C.I. SEPLAG;
5.5. Notificação de Férias (NF) gerada em arquivo PDF pelo SIPES.
Após a validação das proposições de melhorias, listamos as atividades
através do Formulário Levantamento de Atividade de Processo TO BE28 de
acordo com respectivas instruções29 de preenchimento.
Referente à 4ª área de conhecimento do BPM CBOK, Desenho de
Processos, que dentro do Ciclo de Vida de BPM30 é uma fase que define o
novo processo e precede sua fase de implantação, tem como finalidade usar as
informações coletadas e aprovadas durante a fase de Análise de Processos,
busca garantir a eficiência e eficácia do processo de negócio, que produza os
efeitos desejados e da forma planejada. Destacamos a definição das atividades
de desenho do novo processo e análise da infraestrutura de TI, conforme figura
02 a seguir, além de simulação do modelo, testes, aceite e criação do plano de
implantação.
Devido a característica do trabalho, é aconselhável que a implantação do
projeto seja realizada por um gerente de projetos. Até aqui, tratamos de
diversos fatores críticos para o sucesso da adoção de BPM em uma
organização, tipo: alinhamento estratégico, governança em processos,
métodos, Tecnologia da Informação, cultura e pessoas, associados ao BPM
Maturity Model/31.
28 Formulário Levantamento de Atividade de Processo TO BE. (Ver apêndices).
29 Instruções Levantamento de Atividade de Processo. (Ver apêndices).
30 BPM CBOK, 2009. (Ver referências).
31 Modelo de maturidade em BPM que foi originalmente proposto pelo Prof. Michael Resemann,
Elo Group. BPM Maturity Model, 2006. (Ver referências).
Figura 02: Mapa do Processo de Negócio “Atender solicitação de férias”
TO BE.
CONCLUSÃO
Diante do exposto, apontamos a necessidade de implantar Processos de
Negócio com a utilização da disciplina de Gerenciamento de Processos de
Negócio ou BPM (Business Process Management) através de Servidores
Capacitados atuando como Analistas de Processos de Negócio, com
habilidades para identificar, modelar, analisar, propor melhorias e desenhar
Processos de Negócio para implantação nos Órgãos/Unidades às quais
desenvolvem suas atividades, com a finalidade de modernizar a gestão
organizacional do Governo do Estado de Sergipe – Poder Executivo.
Considerando que os processos existem em todos os órgãos e secretarias,
automatizados ou não, e precisam ser melhorados constantemente, o
Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) procura tratar da melhoria da
capacidade competitiva das organizações com a finalidade de alcançar
resultados consistentes e alinhados aos seus objetivos estratégicos.
No gerenciamento deste projeto de BPM, principalmente, por se tratar de um
processo corporativo, seu fluxo de trabalho perpassa por diversos órgãos e
setores das organizações, e que sua implantação trará ganhos significativos ao
meioambiente e à sociedade em geral, permitindo uma melhor gestão dos
processos através dos indicadores chave de desempenho, previamente
definidos, que facilitará a tomada de decisão, proporcionando benefícios, tais
como:
· Redução dos custos de execução por instância do processo;
· Redução do tempo total de execução das atividades;
· Redução do número de atividades, de forma a tornar o processo mais
simples;
· Minimizar os impactos ambientais com a redução do uso de papel,
cartuchos de tinta, toners, fotocópias, transporte;
· Maior facilidade e rapidez na localização de documentos e processos;
· Aumentar a produtividade dos colaboradores;
· Melhorar a segurança e transparência das informações;
· Mudança de cultura instituída há anos na Administração Pública, que é a
prática do modelo funcional e que o modelo orientado por processos32
nos leva a ter uma visão voltada para a realidade externa, para contentar
o cliente do processo, realizando um gerenciamento horizontal, onde os
processos possuem donos33 ou responsáveis claramente definidos.
A proposta de implantação deste Processo de Negócio, corporativo,
intitulado Atender solicitação de Férias para a SEPLAG, por ano, aponta para
uma economia de R$ 2.989,00 (dois mil, novecentos e oitenta e nove reais),
com projeção de uma economia para o Estado de Sergipe de R$ 176.466,29
(cento e setenta e seis mil, quatrocentos e sessenta e seis reais e vinte e nove
centavos). Mostramos que esta economia para o Governo de Sergipe foi
projetada com a implantação de apenas 1(um) Processo de Negócio, então fica
evidenciado que podemos chegar a valores expressivos com a implantação de
outros Processos de Negócio, de preferência, de uso corporativo.
A implantação de Processos de Negócio no Governo de Sergipe será
viabilizada mediante solicitação dos órgãos demandantes e homologação pela
Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPLAG), Órgão
Gestor. (DECRETO GOVERNAMENTAL Nº 26.510, 2009 e PORTARIA
SEPLAG Nº 2.077, 2011).
32 A Gestão por Processos (BPM) consiste essencialmente em uma quebra deste paradigma
funcional, propondo uma visão interfuncional de como os processos ponta a ponta poderiam
ser melhor geridos. Blog do Pavani, 2012. (Ver referências).
33 Neste contexto absolutamente focado nos processos, as necessidades e anseios do cliente
são tratados por "donos de processo" (e não por "gerentes de departamento"), como
responsabilidades de prestação de contas sobre o desempenho de todo o fluxo de atividades
que agregam valor para transformar insumos em produtos (ou serviços). Blog do Pavani, 2012.
(Ver referências).
A implantação de Processos de Negócio no Governo de Sergipe será
viabilizada mediante solicitação dos órgãos demandantes e homologação pela
Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPLAG), Órgão
Gestor. (DECRETO GOVERNAMENTAL Nº 26.510, 2009 e PORTARIA
SEPLAG Nº 2.077, 2011).
ABSTRACT
This article's main objective is to present a solution to deploy Business Process,
including the completion of course Business Process Management or BPM
(Business Process Management) in order to train servers to act as Business
Process Analyst with skills to identify, model, analyze, propose improvements
and design Business Processes for deployment in organizations / units to which
they operate. Said course presents a proposal that combines business
management and information technology to optimize the results of
organizations. Therefore, introducing methods, techniques and tools that
involve human resources, software tools, documents and other information
sources. We work with a BPM project, as a case study of corporate use of
public agencies, and the State Department of Planning, Budget and
Management (SEPLAG) as manager of process, seeking to facilitate access to
information about the BPM discipline and stimulate its adoption in practical
modeling, analysis and design in business Process organs involved, form team
to evaluate the situation, strengthen integration and strategic alignment
between several people, increasing knowledge of the management of business
processes and develop a common knowledge to ensure the development of
organizational skills to deploy Business Process in the various organs in
accordance with the disposal of the Government Decree No. 26.510 of October
1, 2009, with the aim of modernizing the organizational management of the
State Government Sergipe - Executive Branch.
KEYWORDS
Empowering Servers. Analysts Business Process. Identify and propose
improvements. Implement Business Processes. Modernising Organizational
Management.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Livros
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sonhos – 1ª ed. Aracaju, 2012.
CAPOTE, Gart. Guia para Formação de Analistas de Processos – BPM Volume
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CAPOTE, Gart. BPM para Todos – 1ª ed. Rio de Janeiro: Bookess, 2012.
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Negócio (BPM CBOK), Versão 2.0, 2009.
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http://blogdopavani.blogspot.com.br, acesso em 07 de outubro de 2013.
e-Mail
SERGIPE. EMPRESA SERGIPANA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.
EMGETIS. Disponível no e-mail enviado por milson.barreto@emgetis.se.gov.br à andreluis.barroso@seplag.se.gov.br, em 09/08/2011 12:18h.
Lei
SERGIPE. SECRETARIA DE ESTADO DE GOVERNO. DECRETO
GOVERNAMENTAL nº 26.510 de 01 de outubro de 2009.
SERGIPE. SECRETARIA DE ESTADO DE GOVERNO. LEI ESTADUAL nº
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SERGIPE. SECRETARIA DE ESTADO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO
E GESTÃO. Portaria nº 2.077 de 17 de novembro de 2011.
Apêndices
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira. Ementa do Curso de Gerenciamento de
Processos de Negócio/8ª TURMA. Aracaju: SEPLAG/EMGETIS, 2013.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira. Matriz de GUT, adptada de
http://www.aprendersempre.org.br/arqs/GE%20B%20-%20An%E1lise-e-
Melhoria-de-Processos.pdf. Aracaju: SEPLAG/EMGETIS, 2013.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira e Leal, Marlei Brito de Sousa. Formulário
de Levantamento de Requisitos AS IS. Aracaju: SEPLAG/EMGETIS, 2011.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira e Leal, Marlei Brito de Sousa. Instruções
Levantamento de Requisitos AS IS. Aracaju: SEPLAG/EMGETIS, 2011.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira e Leal, Marlei Brito de Sousa. Formulário
Levantamento de Atividade de Processo AS IS. Aracaju: SEPLAG/EMGETIS,
2011.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira e Leal, Marlei Brito de Sousa. Instruções
Levantamento de Atividade de Processo. Aracaju: SEPLAG/EMGETIS, 2011.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira e Leal, Marlei Brito de Sousa. Formulário
Levantamento de Atividade de Processo TO BE. Aracaju: SEPLAG/EMGETIS,
2011.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira. Análise de Custo Atender SF AS IS.xls.
Aracaju: SEPLAG/EMGETIS, 2013.
ROCHA, Francisco de Assis Oliveira. Análise de Custo Atender SF TO BE.xls.
Aracaju: SEPLAG/EMGETIS, 2013.
